一般而言，机关单位内部有条件的，涉密会议绝大部分应在本单位会议室进行。特殊情况下，也可以在其他符合保密要求的场所举办。在涉密会议召开前，主办单位应对会场及设施、设备（通信设备、计算机、复印机和音响设备等）进行保密技术检查、检测；并根据会议需要，配备文件保密柜、碎纸机、手机屏蔽柜等。
这里要注意的是，由于无线设备的传输信号是暴露在空中的，不法分子使用相关设备就可以接收。若涉密会议使用对讲机、无线话筒、无线键盘等无线设备，就有可能导致会议内容扩散泄露。因此，不仅要防止会场出现对讲机、无绳电话、无线话筒、无线键盘等无线设备或装置，还要加装移动通信和无线网络屏蔽设备。
此外，主办单位还应在会议召开前，对参会人员、活动人员（含列席人员以及工作、服务人员）进行保密教育。要求大家严格执行会议纪律，不得携带手机进入会场，严禁未经批准对会议进行录音、摄像。
